Η αποστολή μιας προσφοράς δεν σημαίνει ότι ο ενδιαφερόμενος έχει όλες τις πληροφορίες για να αποφασίσει. Μπορεί να χρειάζεται διευκρίνιση, να συζητά με συνεργάτη ή να έχει αλλάξει προτεραιότητες. Το follow-up είναι χρήσιμο όταν μειώνει αυτή την αβεβαιότητα. Γίνεται κουραστικό όταν επαναλαμβάνει μόνο την ερώτηση «το είδατε;» χωρίς να προσθέτει κάτι στην απόφαση.
Συμφωνήστε τη συνέχεια από την πρώτη συζήτηση
Πριν στείλετε την πρόταση, ρωτήστε πότε θα είναι πρακτικό να την εξετάσει ο πελάτης και αν υπάρχει άλλο άτομο που χρειάζεται να συμμετέχει. Προτείνετε ένα επόμενο σημείο επικοινωνίας. Έτσι, το επόμενο μήνυμα έχει κοινό πλαίσιο και δεν μοιάζει με αιφνιδιαστική υπενθύμιση. Αν ο πελάτης δεν θέλει συνέχεια ή δηλώσει ότι δεν ενδιαφέρεται, σεβαστείτε την απόφαση.
Κάθε επικοινωνία χρειάζεται λόγο
- Να αποσαφηνίσετε ένα σημείο της προσφοράς που συζητήθηκε.
- Να στείλετε ένα σχετικό δείγμα παραδοτέου ή διαδικασίας.
- Να ζητήσετε την πληροφορία που λείπει για να προχωρήσει η αξιολόγηση.
- Να επιβεβαιώσετε αν το χρονοδιάγραμμα παραμένει επίκαιρο.
- Να κλείσετε με σαφήνεια μια συζήτηση που έχει παγώσει.
Μην δημιουργείτε τεχνητή σπανιότητα για να αποσπάσετε απάντηση. Αν υπάρχει πραγματικός περιορισμός διαθεσιμότητας, εξηγήστε τον με ακρίβεια. Αν δεν υπάρχει, αποφύγετε φράσεις που υπονοούν ότι η προσφορά λήγει σε λίγες ώρες. Η εμπιστοσύνη χτίζεται όταν η διαδικασία επικοινωνίας είναι τόσο καθαρή όσο η ίδια η υπηρεσία.
Υποθετικό παράδειγμα χρήσιμου μηνύματος
Ένας επαγγελματίας έχει στείλει πρόταση για εταιρική φωτογράφιση. Στη συζήτηση, ο πελάτης είχε ρωτήσει πώς προετοιμάζεται η ομάδα. Το follow-up μπορεί να λέει: «Σας στέλνω τη σύντομη λίστα προετοιμασίας που συζητήσαμε. Αν το έργο παραμένει στο πλάνο σας, μπορούμε να δούμε μαζί ποια ημέρα διευκολύνει την ομάδα». Το μήνυμα προσφέρει πρακτική πληροφορία και αφήνει χώρο για πραγματική απάντηση.
Καταγράψτε την έκβαση
| Απάντηση | Χρήσιμη επόμενη ενέργεια |
|---|---|
| Χρειάζονται διευκρινίσεις | Συγκεντρωμένη απάντηση στις συγκεκριμένες ερωτήσεις. |
| Μεταφέρεται αργότερα | Νέα ημερομηνία μόνο αν συμφωνήθηκε. |
| Δεν ενδιαφέρεται | Κλείσιμο της ευκαιρίας χωρίς επίμονες επαφές. |
| Δεν υπάρχει απάντηση | Περιορισμένη, συμφωνημένη διαδικασία και έπειτα παύση. |
Αποφασίστε εκ των προτέρων πότε μια συζήτηση θεωρείται ανενεργή. Χωρίς αυτόν τον κανόνα, η ομάδα διατηρεί ατελείωτες εκκρεμότητες και στέλνει μηνύματα χωρίς σαφή σκοπό. Διαχωρίστε επίσης την εξυπηρέτηση ενός αιτήματος από τη συνεχή προωθητική επικοινωνία. Η διαχείριση των προτιμήσεων επικοινωνίας πρέπει να είναι καθαρή και προσβάσιμη σε όλους όσοι χειρίζονται την επαφή.
Συνέχεια που αλλάζει όταν αλλάζει το πλαίσιο
Αν ο πελάτης απαντήσει ότι έχει νέα προτεραιότητα, σταματήστε την αρχική ακολουθία υπενθυμίσεων. Εξετάστε αν η πρόταση παραμένει κατάλληλη και αν χρειάζεται νέα συζήτηση. Η αυτοματοποίηση δεν πρέπει να στέλνει το ίδιο μήνυμα αφού κάποιος έχει ήδη δώσει απάντηση. Καταγράψτε την αλλαγή στο κοινό αρχείο και ενημερώστε όποιον συμμετέχει στην επικοινωνία. Αν η ευκαιρία επιστρέψει αργότερα, χρησιμοποιήστε το ιστορικό ως πλαίσιο και επιβεβαιώστε ξανά τις ανάγκες. Μια παλιά προσφορά δεν γίνεται αυτόματα σωστή λύση επειδή το ενδιαφέρον εμφανίστηκε ξανά μετά από μήνες.
Με το CRM και τις διαδικασίες πωλήσεων της Digifox, κάθε συνέχεια συνδέεται με την πραγματική ανάγκη. Πείτε μας πώς χειρίζεστε σήμερα τις προσφορές που μένουν χωρίς απάντηση.
Το επόμενο βήμα για τη δική σου επιχείρηση.
Κάθε επιχείρηση έχει διαφορετική αφετηρία. Συζητάμε την ανάγκη σου και βρίσκουμε ένα συγκεκριμένο βήμα που μπορείς να εφαρμόσεις.
Ας μιλήσουμε