Όταν οι πελάτες βρίσκονται σε διαφορετικά αρχεία, μηνύματα και σημειώσεις, κάθε αλλαγή υπευθύνου δημιουργεί αναζήτηση. Ένα CRM μπορεί να προσφέρει κοινή εικόνα επαφών και εργασιών. Η εγκατάστασή του όμως δεν διορθώνει από μόνη της ασαφείς διαδικασίες. Πριν διαλέξετε εργαλείο, αποφασίστε τι θα καταγράφεται, ποιος θα το ενημερώνει και ποια καθημερινή απόφαση πρέπει να γίνει ευκολότερη.
Καταγράψτε τις πραγματικές χρήσεις
Γράψτε τις πέντε εργασίες που επαναλαμβάνονται συχνότερα: καταχώριση νέου αιτήματος, προετοιμασία επικοινωνίας, αναζήτηση παλιότερης προσφοράς, ανάθεση σε συνεργάτη και έλεγχος εκκρεμοτήτων. Για κάθε εργασία, σημειώστε ποια στοιχεία χρειάζονται. Αυτή η λίστα είναι καλύτερη βάση επιλογής από έναν κατάλογο λειτουργιών που εντυπωσιάζουν στην παρουσίαση αλλά δεν θα χρησιμοποιηθούν από την ομάδα.
Ελάχιστη χρήσιμη δομή
| Οντότητα | Βασική πληροφορία |
|---|---|
| Επαφή | Στοιχεία επικοινωνίας που απαιτούνται για τη συνεργασία. |
| Επιχείρηση | Σύνδεση των ανθρώπων με τον οργανισμό τους. |
| Ευκαιρία | Συγκεκριμένη ανάγκη, στάδιο, υπεύθυνος και επόμενη πράξη. |
| Εργασία | Τι πρέπει να γίνει, από ποιον και πότε. |
Μην χρησιμοποιείτε μια εγγραφή πελάτη για να χωρέσετε όλες τις διαφορετικές ανάγκες του. Ο ίδιος πελάτης μπορεί να έχει μια ολοκληρωμένη συνεργασία και μια νέα πρόταση σε συζήτηση. Ο διαχωρισμός της επαφής από την εμπορική ευκαιρία βοηθά να μην χαθεί το ιστορικό και να μην εμφανίζεται μια παλιά πώληση ως σημερινή εκκρεμότητα.
Καθαρίστε πριν μεταφέρετε
- Εντοπίστε διπλές εγγραφές και επιβεβαιώστε ότι αφορούν την ίδια επαφή.
- Ξεχωρίστε ενεργές ευκαιρίες από παλιές ή ανενεργές σημειώσεις.
- Συμφωνήστε κοινά ονόματα σταδίων και υπηρεσιών.
- Ορίστε ποιος βλέπει, επεξεργάζεται και εξάγει δεδομένα.
- Κρατήστε ελεγχόμενο αντίγραφο πριν από τη μεταφορά.
Ένα υποθετικό εμπορικό γραφείο μπορεί να δοκιμάσει το CRM με είκοσι ενεργές ευκαιρίες πριν μεταφέρει όλο το αρχείο του. Δύο εργαζόμενοι χρησιμοποιούν την ίδια διαδικασία για λίγες ημέρες. Καταγράφουν ποιες κινήσεις δυσκολεύουν και ποια πεδία δεν έχουν πρακτικό νόημα. Έπειτα προσαρμόζουν τη δομή και εκπαιδεύουν την υπόλοιπη ομάδα πάνω σε πραγματικά παραδείγματα.
Αξιολογήστε τη χρήση, όχι μόνο την αγορά
Ελέγξτε αν οι ενεργές ευκαιρίες έχουν ενημερωμένο επόμενο βήμα και αν η ομάδα βρίσκει γρήγορα το ιστορικό που χρειάζεται. Συζητήστε τη διαθεσιμότητα εξαγωγής δεδομένων, τη διαχείριση πρόσβασης και το συνολικό κόστος με τον προμηθευτή πριν δεσμευτείτε. Οι δυνατότητες διαφέρουν ανά προϊόν και πρόγραμμα. Μην σχεδιάσετε τη διαδικασία σας πάνω σε λειτουργία που δεν έχει επαληθευτεί στο συγκεκριμένο εργαλείο.
Δοκιμάστε το εργαλείο με σενάρια
Στην παρουσίαση ενός CRM, ζητήστε να εκτελεστούν οι καθημερινές σας εργασίες με δοκιμαστικά δεδομένα. Πόσα βήματα χρειάζονται για να ανατεθεί αίτημα; Μπορεί άλλος εργαζόμενος να βρει τη σχετική προσφορά; Πώς εμφανίζεται μια εκκρεμότητα; Εξετάστε επίσης αν η χρήση είναι πρακτική στη συσκευή όπου εργάζεται η ομάδα. Καταγράψτε δυσκολίες και όχι μόνο διαθέσιμες λειτουργίες. Ένα προϊόν μπορεί να καλύπτει θεωρητικά τις απαιτήσεις, αλλά να ζητά περισσότερη καθημερινή διαχείριση από όση μπορείτε να διαθέσετε. Η δοκιμή πρέπει να προηγείται της πλήρους μεταφοράς και της εξάρτησης από το εργαλείο.
Η υπηρεσία CRM και sales operations της Digifox ξεκινά από τη λειτουργία της επιχείρησης. Στείλτε μας τις βασικές εργασίες που θέλετε να οργανώσετε για να καθορίσουμε τις πραγματικές απαιτήσεις.
Το επόμενο βήμα για τη δική σου επιχείρηση.
Κάθε επιχείρηση έχει διαφορετική αφετηρία. Συζητάμε την ανάγκη σου και βρίσκουμε ένα συγκεκριμένο βήμα που μπορείς να εφαρμόσεις.
Ας μιλήσουμε